Come avere una casella email pulita e ordinata in 5 passi


A meno che tu non viva in una caverna, il tuo principale mezzo di comunicazione in ambito professionale è certamente la posta elettronica e sicuramente ricevi tonnellate di messaggi che non sono strettamente correlati al tuo lavoro: mailing list, inviti, comunicati stampa, newsletter, reminder e quant’altro.

Senza una strategia attiva, questo flusso continuo di email e notifiche mina seriamente la tua produttività: in poche parole rischi di essere sommerso dalle email.

Come uscirne vivi?

Merlin Mann di TechTarget ha definito (o inventato) il concetto di Zero Inbox, che in italiano potremmo definire come mailbox “linda e pulita”. La definizione ufficiale di Zero Inbox è “un approccio rigoroso e metodico per avere la inbox sempre vuota o quasi”.

Zero non è riferito al numero di email, ma al tempo speso per “pensare” alla propria inbox.
Perché il punto chiave è questo: si rischia di confondere la inbox con la propria to-do-list. Il tema non è tanto il numero di messaggi nella inbox, ma quanto tempo il tuo cervello pensa alla inbox, soprattutto quando non dovrebbe.

Per arrivare alla Zero Inbox, Mann propone un metodo basato su 5 azioni, che sono:

  • Cancellare
  • Delegare
  • Rispondere
  • Ritardare
  • Agire

Vediamo di che si tratta.

Cancellare
Quando arriva un nuovo messaggio chiediti “Devo davvero leggere o rispondere a questa email”?
Non sei sicuro della risposta? Allora è probabile che questa email non sia una priorità: se la lasci lì, la leggerai più e più volte e non agirai mai. Resterà ferma nella inbox aggiungendosi a tutte le altre che avresti già dovuto cancellare… e insieme formeranno una pila bestiale.
Quindi, se non sai cosa fare del messaggio, cancellalo.

Delegare
Se ricevi un messaggio al quale pensi ci si qualcun’altro più bravo o preparato di te a rispondere, inoltra immediatamente; non provare a cimentarti nella risposta, ci metteresti troppo tempo.

Rispondere
Se un messaggio può ricevere una risposta che ti richiede meno di 2 minuti, rispondi subito e togliti il pensiero.

Ritardare
Se rispondere a un messaggio richiede molto tempo o se quello che hai ricevuto è un messaggio al quale puoi rispondere più tardi, spostalo in una cartella “da rispondere” e rispondi effettivamente in un altro momento.

Agire
Ogni giorno, prenditi del tempo (o sfrutta i buchi delle tue attività) per rispondere ai messaggi che stanno nella cartella “da rispondere”.

Mann suggerisce anche dei tempi di gestione

  1. Alle nuove email a cui rispondere velocemente: dedicare 2 minuti ogni 20 minuti.
  2. Per rispondere alle email non critiche: dedicare 10 minuti ogni 90 minuti.
  3. Per processare la “pila”: impiegare i soliti 10 minuti di buco fra un’attività e l’altra, più 15 minuti a fine giornata.

Naturalmente è possibile che tu debba adattare questi tempi alla tua realtà lavorativa, ma questo è certamente un buon punto di partenza. La tua mailbox deve essere gestita, perché se è abbandonata a se stessa ti si rovescerà addosso … e ti farà affogare!

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